Plano de estudos

Talvez a principal razão para realizar este Programa seja porque estamos convencidos de que uma das principais ferramentas de produtividade e de trabalho em equipe, como são as reuniões, não são tão eficazes e produtivas quanto gostaríamos. E, por querer, queremos corrigir isso.

De fato, é possível fazer isso. E, como já sabemos, fomos treinados em algumas habilidades que, ao chegarmos à vida adulta, descobrimos que são criticamente vitais. Dirigir um grupo, conduzir equipes para um objetivo, buscar a tomada de decisões coletivas, impulsionar a ação, transmitir informações. Tudo isso é essencial em nossa vida laboral e profissional, na maioria das vezes, especialmente porque não trabalhamos isolados. A maioria das vezes, aprendemos isso porque as circunstâncias da vida nos colocaram frente a isso. E nos perguntamos: estamos fazendo isso da maneira certa? Por que é tão difícil controlar uma reunião? Estamos (eles estão) obtendo resultados frente aos recursos investidos? Provavelmente, nas respostas, existiriam mais “sim” do que “não”. Pois bem, sem dúvida há uma forma de melhorar isso e vamos começar agora.

Há um conjunto de reuniões históricas nas quais, com certeza, a maioria de nós teria adorado participar. Quem não teria gostado de estar presente, por exemplo, na Conferência de Yalta, ou nas negociações de tratados de paz, ou no fechamento de um negócio de aquisição entre empresas?

Por outro lado, há muitas reuniões às quais já participamos e outras que temos pela frente nas quais não gostaríamos de ter que estar presentes. Em alguns casos, deixamos de participar de algumas e, com certeza, não nos arrependemos. E provavelmente faremos o mesmo no futuro, quando acharmos adequado.

Quando estudamos o tema, rapidamente chegamos a algumas conclusões: as pessoas passam tempo demais em reuniões – em alguns casos, entre dois terços e três quartos de sua jornada de trabalho – e, em segundo lugar, não gostariam que isso fosse assim. As reuniões “consomem muito tempo” e conspiram contra a produtividade pessoal e coletiva em um número considerável de ocasiões.

A pergunta que se impõe, então, é: por que gastamos tanto tempo em reuniões? A resposta é simples: porque é lá onde nos encontramos, como equipes, como grupos especializados, como membros de um departamento, como negociadores sentados um frente ao outro na mesa. Nas reuniões resolvem-se problemas, tomam-se decisões e, muitas vezes, constrói-se confiança. Portanto, já que precisamos nos reunir, vamos nos comprometer para que as reuniões sejam o mais eficientes, úteis, produtivas (e, se possível, divertidas) que podemos.

Plano de Trabalho | Foco de Cada Aula

Há uma porção de atividades que realizamos todos os dias. Uma das mais frequentes – e em algumas ocasiões importantes – quando estamos em uma relação de trabalho dentro de uma empresa ou organização, é ter reuniões.

Quando fazemos uma retrospectiva da nossa semana de trabalho, muitas vezes nos surpreendemos com a quantidade de tempo que dedicamos às reuniões. E surgem sempre duas grandes perguntas: a primeira é quanto do nosso tempo essas reuniões tomam e, a segunda, qual o grau de efetividade comprovável que obtemos delas.

Frequentemente, as respostas nos deixam surpresos e essas surpresas estão relacionadas à quantidade de tempo que nos tomam (geralmente, a análise retrospectiva nos mostrará o que vamos considerar um consumo quase absurdo de tempo). A segunda surpresa é a relação investimento/benefício que obtemos dessas reuniões (a questão de investimento de recursos-resultados).

Por sinal, e como mencionamos na seção anterior, essa é outra das atividades que preferimos chamar de habilidade social, em que nos envolvemos e para a qual não recebemos preparação. Trata-se dessas atividades que devem ser desenvolvidas e onde nem a escola, nem o ensino médio, nem a universidade nos preparam. Parecem considerar que é uma habilidade inata nos seres humanos. Reunir-se em grupos para resolver e trabalhar juntos é, de fato, natural, mas fazer isso da forma certa precisa ser aprendido.

Nossa experiência nos indica que esse é um tema sensível de múltiplos aspectos: por um lado, exige um investimento significativo de tempo e recursos; em segundo lugar, é um processo complexo que exige conhecimentos para alcançar resultados plenos; em terceiro lugar, muitas vezes o que é decidido na mesa de reuniões é cumprido tardiamente e seus resultados não são tão promissores quanto imaginávamos quando tomamos as decisões iniciais; em quarto lugar, se as coisas não são bem planejadas nem bem conduzidas, o resultado final é completamente contraproducente. Tudo isso, sem abordar a patologia disso tudo, que é a “reuniãoitis”, que, embora não seja um termo acadêmico, define graficamente a tendência de estar constantemente em “reação” para tudo e a todo momento, o que geralmente é um dos maiores conspiradores contra a produtividade pessoal e empresarial.

Como consequência do anterior, o motivo pelo qual este Curso foi desenvolvido se torna claro:

• Geralmente, não recebemos nenhuma formação sobre como preparar, organizar, desenvolver e acompanhar os resultados das reuniões.
• Como consequência, ou nos comportamos como perfeitos improvisadores repletos de boa vontade, ou aprendemos “na prática”, com todas as suas virtudes e os vícios que podem ser adquiridos.
• Raramente vinculamos a gestão da reunião com estilos de liderança, e isso é algo a que devemos prestar muita atenção.
• Investimos uma grande quantidade de tempo e recursos materiais e físicos nesses processos, e muitas vezes os resultados obtidos não correspondem a esse investimento. Isso nos coloca em uma situação que nos faz sentir que não estamos investindo, mas sim gastando e até desperdiçando esses recursos.
• Experimentamos sentimentos de frustração frente a muitos resultados obtidos.
• Ou, experimentamos grandes expectativas ao final de uma reunião, que depois não se concretizam ou se materializam porque não sabemos “fechá-la” adequadamente ou porque fazemos um acompanhamento tardio e pobre.

Com todas essas constatações, com o aporte da teoria e da prática que experimentamos e o aprendizado que elas nos deixaram, decidimos desenvolver este Curso, precisamente para ajudar outros que experimentam o que acabamos de descobrir a perceber que existem outras formas de fazer as coisas, outras abordagens, maneiras diferentes de tratar questões que são cotidianas para nós e que nos deixam com resultados frustrantes.

Com uma técnica adequada, tenacidade e dedicação, podemos perfeitamente reverter os resultados que não desejamos e substituí-los por reuniões eficazes e eficientes, com menos consumo de tempo, melhores resultados e reduzindo o desgaste pessoal que isso nos provoca. E a decisão é enfaticamente tomada, sem dúvidas, e convencidos de que este caminho que vamos trilhar será transformador.

PLANO De Aulas

1. Introdução. As reuniões de trabalho, uma introdução
2. PREPARANDO A REUNIÃO. A preparação de uma reunião.
3. PROCESSO DE TOMADA DE DECISÕES. A tomada de decisões em grupos.
4. DIRIGINDO A REUNIÃO. A direção de uma reunião.
5. SOLUCIONANDO E PREVENDO PROBLEMAS. Os problemas que surgem nas reuniões.
6. COMO ENCERRAR UMA REUNIÃO. Encerramento adequado de uma reunião.
7. ACOMPANHAMENTO E CONTROLE DE RESULTADOS. Acompanhamento dos resultados de uma reunião.
8. O QUE DEVE SER EVITADO. Controle e eliminação de hábitos improdutivos: a reuniãoitis.
9. REUNIÕES VIRTUAIS. O desenvolvimento de reuniões virtuais.
10. O PRESENTE E O FUTURO IMEDIATO. O que estamos vendo, as reuniões virtuais em um mundo global e interconectado.

A quem é direcionado?

Este curso é direcionado a todos aqueles que precisam desenvolver suas habilidades para a condução e organização de reuniões, buscando fornecer a cada participante um sistema de direção e orientação de reuniões que permita aumentar a eficiência e a produtividade. Portanto, é destinado a diretores, gerentes, chefes, líderes de grupos, organizadores de reuniões, responsáveis de recursos humanos e todos aqueles que, dentro de uma empresa ou organização, precisam realizar uma revisão profunda sobre o sistema de reuniões e a condução de equipes de planejamento e de trabalho.

Ferramentas adicionais:

Cada curso é composto por ferramentas concretas que o participante encontrará aplicáveis à sua realidade desde o momento inicial. Oferecemos uma série de recursos de aprofundamento (conferências TED, artigos, fichas de trabalho e vídeos) para que o participante amplie a base de recursos de cada tema abordado nas aulas.ases.