Os problemas relacionados com a Gestão e Administração do Tempo continuam se agravando. Apesar de se insistir na aplicação de um conjunto de soluções, as estatísticas mostram que ou não aprendemos, ou, em todo caso, a voracidade tecnológica nos arrasta nas ondas de sua maré. A sensação é de que trabalhamos cada vez mais e nossa produtividade diminui. Mas, na realidade, trabalhamos menos e nos distraímos mais com questões bastante desnecessárias. A pergunta neste momento é se a aplicação da inteligência artificial poderá nos ajudar a solucionar parte do problema. Isso, claro, desde que não resolva substituindo-nos.

Com sinceridade, mal tivemos tempo para escrever este artigo devido ao fato de que a agenda de vários dos nossos colaboradores está repleta de reuniões, mensagens no Slack e e-mails sem resposta.

Não é estranho, o trabalhador médio passa 57% do seu tempo em reuniões, respondendo e-mails e chats, segundo um estudo da Microsoft. Isso faz com que se dedique muito menos tempo ao trabalho em si.

Temos tido dificuldade em encontrar tempo para escrever este artigo.

Nas mais de duas horas que se passaram desde que nos reunimos para trabalhar, tivemos três reuniões pelo Slack, recebemos algumas dezenas de mensagens e tivemos que lidar com um conjunto de tarefas administrativas.

Mas assim são a maioria das manhãs de quase todo mundo. Embora seja uma norma do mundo corporativo, isso não significa que eu – e muita gente, imagino – consiga escapar da sensação de estar acelerada desde as primeiras horas da manhã.

Um estudo recente da Microsoft ajuda a explicar as causas desse fenômeno.

A empresa descobriu que, dentro de seus aplicativos do Microsoft 365, os trabalhadores passam 57% do seu tempo se comunicando, seja em reuniões ou respondendo e-mails e chats.

Além disso, 68% das pessoas entrevistadas afirmam que não têm tempo suficiente de concentração ininterrupta durante a jornada de trabalho, segundo seu Índice de Tendências Laborais 2023, que entrevistou 31.000 pessoas de 31 países entre fevereiro e março de 2023.

Também foram analisados para o estudo trilhões de sinais de produtividade do Microsoft 365, junto com as tendências laborais do Gráfico Econômico do LinkedIn.

A conclusão é que a maioria de nós está tão ocupada com tarefas auxiliares que o tempo que temos para nos concentrar no nosso trabalho e inovar é reduzido.

A pesquisa da Microsoft também revelou que cerca de 60% dos gestores acreditam que a falta de inovação ou de ideias revolucionárias em suas equipes é um motivo de preocupação.

Uma função engenhosa do Google Calendar avisa que nossa equipe está passando entre 15 e 18 horas por semana em reuniões. E nem sequer queremos calcular quantos slacks enviamos (ou as horas que passamos consultando o aplicativo de chat em nossos laptops e telefones).

A pesquisa da Microsoft mostra que, no conjunto de aplicativos de escritório da gigante tecnológica, aqueles que passam mais tempo no e-mail dedicam 8,8 horas por semana e 7,5 horas em reuniões.

Se todos estamos respondendo e-mails ou indo para reuniões, quando nos dedicamos ao nosso trabalho de verdade? O problema é que todos estamos no mesmo barco, por isso todo o sistema em si é prejudicial para a produtividade.

A produtividade mede a eficiência do trabalho realizado por uma empresa e seus funcionários, comparando a produção com as horas trabalhadas. Tendências como o quiet quitting prejudicaram gravemente os resultados de produtividade das companhias e isso está alimentando uma desaceleração econômica encoberta.

A produtividade é importante para a economia porque é o principal componente para o nível de vida de uma população. Não basta fazer com que as pessoas trabalhem mais.

Deveríamos estudar como aumentar a produtividade utilizando a tecnologia para melhorar os fluxos de trabalho e a eficiência geral, treinando os funcionários para que aproveitem ao máximo essas ferramentas.

Segundo a pesquisa da Microsoft, os 5 principais obstáculos à produtividade são a ineficácia e o excesso de reuniões, a falta de objetivos claros, a falta de inspiração e a dificuldade para encontrar as informações necessárias para tomar decisões.

Há muito tempo falamos sobre reformular radicalmente nossas jornadas de trabalho, fazer purgas de reuniões e encurtá-las, mas isso não tem adiantado nada.

Muitos esperam que a IA seja a resposta.

Apesar das preocupações sobre a substituição de postos de trabalho pela IA, a pesquisa revela que “os funcionários estão esperando que a inteligência artificial alivie o peso do trabalho mais do que temerosos de perdê-lo por causa da IA”.

76% das pessoas entrevistadas afirmaram que se sentiriam confortáveis utilizando a IA para tarefas administrativas e 79% disseram que estariam de acordo em usá-la para trabalho analítico. Claro, o mais destacado é que 80% das pessoas gostariam que a IA eliminasse suas reuniões, e 77% gostariam de ajuda para planejar seu dia.

Embora a febre pela inteligência artificial tenha despertado muito temor pelo futuro do trabalho em geral, a corrida pelo talento está em andamento para desenvolver esses produtos de forma inteligente e segura.

Até agora, parece bastante claro que a IA tem potencial para nos ajudar a gerir nosso fluxo de trabalho, aumentar a produtividade e, talvez, eliminar um pouco do estresse para os funcionários com excesso de tarefas. O que não sabemos é se a IA por si só resolverá nossos dias nem nosso trabalho, mas poderia nos ajudar a evoluir nossa forma de trabalhar e, com sorte, nos dar tempo para pensar.